"Vår förväntan är att vi alla inom ett och ett halvt år ska ha löst den pågående situationen med dokumentationsdelen och att byrån därför ska hantera det som är dess dagliga efterfrågan och bara det", sa Luís Goes Pinheiro till journalister vid ankomsten till den nya byråns servicepunkt, som ersätter utlännings- och gränstjänsten(SEF) i den administrativa hanteringen av ärenden.
"Det fanns inte alltid kapacitet att svara i den tid som vi alla skulle vilja, vi talar om nästan 350 000 pågående ärenden som byrån står inför", sade Goes Pinheiro och medgav vikten av arvet från den nya organisationen.
Mer resurser
Fram till dess att de pågående processerna är lösta kommer "många åtgärder att behöva vidtas", vilket inkluderar en ökning av personalresurserna, men "också en verklig teknisk chock inom dokumentationsområdet".
SEF:s strukturella IT-problem har varit en av de främsta kritikpunkterna från fackföreningar och invandrarorganisationer och nu är det upp till AIMA:s ledning att utlysa en tävling för att modernisera hela systemet.
"Det är absolut nödvändigt att investera beslutsamt i att förnya den tekniska parken i den digitala omvandlingen av detta område, för att säkerställa att de mänskliga resurser som finns idag och de som kommer att läggas till dem är mer än tillräckliga för att fullt ut tjäna våra användare", sade han.
Men för närvarande, medgav Goes Pinheiro, är målet att försöka svara på informationsvolymen.
"I denna inledande fas - som förväntas pågå i flera månader eftersom efterfrågan är så stor att vi verkligen kan tala om en lavin av dokument som byrån tar emot den första dagen - kommer det att vara nödvändigt att återuppfinna varje dag för att hitta lösningar för att tjäna på bästa möjliga sätt", sade AIMA:s ordförande.
Idag konfronterades invandrare som sökte platsen med avsaknaden av någon förändring i förfarandena, vilket ledde till klagomål, något som Goes Pinheiro minimerade.
"Denna start var den förväntade starten, det vill säga vi vet mycket väl att skapandet av den nya byrån var resultatet av en rad överföringar av befogenheter från det gamla SEF till olika enheter, nämligen också här till byrån, som inte bara är resultatet av sammanslagningen med den administrativa delen av SEF, utan också med Högkommissariatet för migration", förklarade han.
Nu kommer AIMA att "fylla på alla mänskliga resurser" som kom från andra organisationer och planerar att anställa 190 medarbetare.
Den nya byrån ärver 347 000 processer och prioriteringen kommer att vara att reglera, i slutet av året, fall av familjeåterförening och under första kvartalet 2024 kommer ledningen, tillsammans med kommuner och lokala stödkontor för invandrare, att lansera åtgärder för att lösa väntande fall och fördela mer resurser för att lösa befintliga fall.
Denna insats, som också kommer att omfatta placeringen av AIMA-tjänster i medborgarbutiker och ökningen av ytterligare 10 servicepunkter som kommer att läggas till de befintliga 34.